Deelnamevoorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing als u zich registreert voor een activiteit van Odette Organiseert. Met activiteit bedoelen we een (online) congres, symposium, voorstelling of workshop.

1. Wie is wie?

Als u in deze voorwaarden ‘wij’, ‘we’, ‘ons’, ‘onze’ of ‘Odette Organiseert’ leest, bedoelen we daarmee Conferentiebureau Odette Organiseert, gevestigd en kantoorhoudend aan de Akkerstraat 44, 6822 AL te Arnhem, ingeschreven onder kamer van koophandel nummer 60569107.

Leest u ‘u’ of ‘uw’, dan bedoelen we u als deelnemer aan een door ons georganiseerde activiteit.

2. Inschrijving

Nadat u zich heeft ingeschreven via ons digitale registratieformulier, ontvangt u automatisch per e-mail een bericht van uw aanmelding. Daarnaast ontvangt u enige dagen vóór aanvang de activiteit per e-mail een deelnamebevestiging met eventuele nadere informatie over het programma en de locatie.

Als wij uw inschrijving niet kunnen aannemen, ontvangt u zo spoedig mogelijk bericht.

Uw inschrijving is bindend. Dat betekent dat u of uw werkgever na de inschrijving verplicht is om de bijkomende deelnemersbijdrage te betalen. U bent verantwoordelijk voor het correct invullen van het factuuradres, naam en eventueel noodzakelijk referentie- of ordernummer.

3. Deelnamekosten

Als er aan de activiteit deelnamekosten verbonden zijn, dan staan deze vermeld op de eerste pagina van het inschrijvingsformulier en/of op de bevestiging per e-mail.

Hiervoor geldt het volgende:

• Als u zich inschrijft voor een activiteit, bent u er persoonlijk verantwoordelijk voor dat de deelnamebijdrage wordt betaald.
• Ook bent u verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die u invult, inclusief de gegevens die nodig zijn voor een correcte factuur.
• Het genoemde bedrag is exclusief btw, tenzij anders vermeld.
• De factuur wordt beschikbaar gesteld middels een link in de bevestigingsmail of op de laatste van het inschrijvingsformulier. Door te klikken op de link, opent u de factuur.
• Indien u een factuur per mail heeft ontvangen, dan geldt een betalingstermijn van 14 dagen. 
• Heeft u deze gegevens niet juist of niet volledig ingevuld en moeten wij de factuur daardoor aanpassen of een nieuwe factuur sturen, dan brengen we daarvoor € 20,00 (exclusief btw) aan administratiekosten in rekening.

De factuur moet binnen de betalingstermijn worden betaald. Indien nodig ontvangt u een herinnering. Als de factuur niet binnen 14 dagen wordt betaald, verhoogt Odette Organiseert de factuur met € 40 voor extra kosten. Eventuele kosten voor incasso en / of buitengerechtelijke kosten komen voor rekening van de deelnemer.

4. Annulering

De annuleringsvoorwaarden zijn per activiteit verschillend en staan, indien relevant, vermeld op de eerste pagina van het aanmeldingsformulier en op uw registratiebevestiging.

Als er geen annuleringsvoorwaarden zijn opgenomen, gelden de volgende voorwaarden: kosteloze annulering is mogelijk tot 14 dagen vóór de datum waarop de activiteit plaatsvindt en dient per e-mail kenbaar gemaakt te worden (welkom@odetteorganiseert.nl) met vermelding van de naam en de datum van de activiteit. Na ontvangst van uw e-mail ontvangt u binnen 24 uur een bevestiging. Na deze datum, of als u om welke reden dan ook de activiteit niet bijwonen, kan geen restitutie verleend worden.

Het kan voorkomen dat u bent verhinderd en een vervanger wilt aanmelden. U kunt te allen tijde voorafgaand aan een activiteit schriftelijk een vervanger aanmelden. Stuur een e-mail naar welkom@odetteorganiseert.nl.

Het kan voorkomen dat wij een activiteit moeten uitstellen of annuleren. Als u zich voor deze activiteit heeft aangemeld, ontvangt u daarvan zo snel mogelijk bericht. Als de activiteit wordt uitgesteld, plaatsen wij u vrijblijvend op de deelnemerslijst voor de uitgestelde activiteit. De deelnemer heeft geen recht op enige compensatie of schadevergoeding voor de gemaakte kosten.

5. Prijswijziging

Wij hebben het recht om de deelnameprijzen te veranderen als de overheid een wijziging doorvoert in de belastingen die zij ons oplegt.

6. Mensen met een beperking

Bent u mindervalide of anderszins beperkt, vermeldt u dit dan op het aanmeldingsformulier. Mocht deze optie er niet zijn, dan verzoeken wij u om uw vraag per mail te sturen via welkom@odetteorganiseert. Wij doen dan ons best om zo veel mogelijk met u en uw beperking rekening te houden.

7. Privacy

We gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In onze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens we verzamelen, voor welke doelen we dit doen en welke rechten u heeft met betrekking tot het vastleggen van deze gegevens. Daarnaast leest u welke maatregelen we hebben genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

8. Voorwaarden die van toepassing zijn

Wij sluiten eventuele algemene (inkoop)voorwaarden van u of uw werkgever nadrukkelijk uit. Door u in te schrijven gaat u akkoord met de boekingsvoorwaarden van Odette Organiseert. 

9. Geschillen en aansprakelijkheid

Als u ergens ontevreden over bent, dan horen we dat graag zo spoedig mogelijk. We proberen de kwestie samen op te lossen.

Bij eventuele schade, waarvoor we aansprakelijke zijn, is onze aansprakelijkheid beperkt tot ‘directe schade’ tot maximaal het bedrag van het congres/symposium of workshop.

We zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.

Odette Organiseert sluit alle aansprakelijkheid uit voor - annulering van de conferentie, wijziging van het programma of wijziging van de datum - schade als gevolg van registratie, betaling of deelname aan de conferentie - diefstal, verlies of schade aan of van goederen en / of personen.

10. Tot slot

Heeft u vragen, neemt u dan gerust contact met ons op. Hieronder vindt u onze gegevens:

Odette Organiseert
Akkerstraat 44
6822 AL Arnhem
T 06 25 06 52 98

www.odetteorganiseert.nl
welkom@odetteorganiseert.nl

 Deze voorwaarden (pdf) zijn voor het laatst gewijzigd op 17 mei 2023.