Hoe gaat Odette Organiseert te werk?

Odette Organiseert zet zich enorm in om een memorabele bijeenkomst te organiseren met aandacht voor alle details. Ze werkt met:

• korte communicatielijnen
• één aanspreekpunt
• het overzicht in elke situatie.

Al jaren organiseert Odette vanuit een uitgebreid netwerk

Odette werkte 10 jaar bij het congresbureau van de Universiteit Utrecht en sinds 2014 organiseert ze vanuit Odette Organiseert. Daardoor opereert ze vanuit een uitgebreid netwerk van specialisten en leveranciers in de congres- en evenementenindustrie.

Omdenken vanwege COVID-19 - voor online succes

Met de lockdown werd veel werk vooruitgeschoven. Odette is met haar klanten gaan omdenken naar een online variant. Zonder hen had ze dit nooit kunnen doen. Ze volgde daarvoor 2 trainingen: een Niveau 1 Event Design Certificate Program en een training Online & Hybride Eventmanagement. Met hulp van haar klanten en deze trainingen heeft zij de transitie gemaakt naar online. Nu stemt zij de content nog meer af op de online deelnemer.
Dat houdt in dat ze nog steeds een totaalconcept biedt voor congressen.

Odette was eerst alleen projectmanager maar nu is ze ook producer geworden van een event. Ze samenwerkt met allerlei partijen: technische leveranciers en ervaren moderatoren. Indien gewenst werkt zij met faciliteiten vanuit een vaste locatie of vanuit een (mobiele) studio. Daar doet zij dan de technische check en maakt ze de uitzending op locatie.
Je kunt kiezen voor drie typen events:

• fysieke event: alle bezoekers zijn op locatie
• hybride event: een deel is fysiek en een deel is interactief online
• online event: bezoekers zijn online en sprekers fysiek of online.

Hoe verdelen we de taken?

Ga je met Odette Organiseert in zee? Dan bepaal je zelf welke taken je uitbesteedt en welke taken je liever zelf doet.

Odette Organiseert verdeelt haar werkzaamheden in 7 delen. Hieronder zie je wat je allemaal kunt verwachten bij de organisatie van een congres en wat Odette voor je kan doen.

Programma

• Vaststellen doel en beoogde deelnemers
• Ideeën omzetten in een boeiend (sociaal)programma
• Advies geven voor werkvormen/formats: live, hybride of online.

Projectmanagement

• Planning en draaiboeken opstellen
• Budgetbewaking en financieel beheer
• Coördinatie expositie/informatiemarkt
• Bijwonen vergaderingen organisatie comité 
• Productie van een (digitale)publicatie en/of congres- app.

Deelnemersregistratie

• Maken en inrichten van een congreswebsite 
• Verzorgen van uitnodigingstraject inclusief e-mail tracking
• Creëren van netwerkmogelijkheden tussen deelnemers onderling en/of exposanten
• Gebruik van uitzonderlijk slimme deelnemersadministratie & registratie, klik hier voor meer informatie over deelnemersregistratie. 

Speciaal voor wetenschappers

• Abstract handling & reviewing procedure
• Organiseren van posterpresentaties.

Congressecretariaat

• Sprekersmanagement
• Aanspreekpunt zijn voor deelnemers, exposanten en sponsoren.

 Locatiemanagement

• Het vinden van een geschikte locatie
• Coördinatie audiovisuele middelen, inrichting, bewegwijzering en aankleding
• Coördinatie van toeleveranciers, zoals; hotels, cateraars, fotografen en filmmakers
• Het bewaken van de prijsafspraken.

 On-site management

• Gastvrouwschap en registratiebalie coördinatie
• Opmaak en productie badges
• Bewaken van de tijdsplanning en algemene coördinatie.

Na afloop

• Financiële verantwoording
• Afhandeling accreditatiepunten/ deelnemerscertificaten
• Online evalueren van deelnemers, sprekers, exposanten
• Terugblik met opdrachtgever.

Je hebt de keuze uit drie verschillende opties, als je Odette Organiseert inschakelt:

Opdrachtgevers

Odette heeft een bijzondere band en veel ervaring met opdrachten voor overheidsinstanties en grotere organisaties, stichtingen en verenigingen in:

• Gezondheidszorg & welzijn
• Energiesector
• Wetenschap & onderwijs.

Hieronder vind je organisaties waarvoor Odette Organiseert meerdere uiteenlopende bijeenkomsten organiseerde.