Hoe gaat Odette Organiseert te werk?

Odette Organiseert zet zich enorm in om een memorabele bijeenkomst te organiseren met aandacht voor alle details. Ze werkt met:

• korte communicatielijnen
• één aanspreekpunt
• het overzicht in elke situatie.

Al jaren organiseert Odette vanuit een uitgebreid netwerk

Odette werkte 10 jaar bij het congresbureau van de Universiteit Utrecht en sinds 2014 organiseert ze vanuit Odette Organiseert. Daardoor opereert ze vanuit een uitgebreid netwerk van specialisten en leveranciers in de congres- en evenementenindustrie.

Hoe verdelen we de taken?

Ga je met Odette Organiseert in zee? Dan bepaal je zelf welke taken je uitbesteedt en welke taken je liever zelf doet.

Odette Organiseert verdeelt haar werkzaamheden in 7 delen. Hieronder zie je wat je allemaal kunt verwachten bij de organisatie van een congres en wat Odette voor je kan doen.

Programma

• Vaststellen doel en beoogde deelnemers
• Ideeën omzetten in een boeiend (sociaal)programma
• Advies geven voor werkvormen.

Projectmanagement

• Planning en draaiboeken opstellen
• Budgetbewaking en financieel beheer
• Coördinatie expositie/informatiemarkt
• Bijwonen vergaderingen organisatie comité 
• Productie van een (digitale)publicatie en/of Event App.

Deelnemersregistratie

• Maken en inrichten van congres landingspagina 
• Verzorgen van uitnodigingstraject inclusief e-mail tracking
• Creëren van netwerkmogelijkheden tussen deelnemers onderling en/of exposanten
• Gebruik van uitzonderlijk slimme deelnemersadministratie & registratie, klik hier voor meer informatie over deelnemersregistratie. 

Speciaal voor wetenschappers

• Abstract handling & reviewing procedure
• Organiseren van posterpresentaties.

Congressecretariaat

• Sprekersmanagement
• Aanspreekpunt zijn voor deelnemers, exposanten en sponsoren.

 Locatiemanagement

• Het vinden van een geschikte locatie
• Coördinatie audiovisuele middelen, inrichting, bewegwijzering en aankleding
• Coördinatie van toeleveranciers, zoals; hotels, cateraars, fotografen en filmmakers
• Het bewaken van de prijsafspraken.

 On-site management

• Gastvrouwschap en registratiebalie coördinatie
• Opmaak en productie badges
• Bewaken van de tijdsplanning en algemene coördinatie.

Na afloop

• Financiële afhandeling
• Afhandeling accreditatiepunten/ deelnemerscertificaten.
• Online evalueren van deelnemers, sprekers, exposanten
• Terugblik met opdrachtgever.

Je hebt de keuze uit drie verschillende opties, als je Odette Organiseert inschakelt:

Opdrachtgevers

Odette heeft een bijzondere band en veel ervaring met opdrachten voor overheidsinstanties en grotere organisaties, stichtingen en verenigingen in:

• gezondheidszorg & welzijn
• energiebranche
• wetenschap & onderwijs.

Hieronder vind je organisaties waarvoor Odette Organiseert meerdere uiteenlopende bijeenkomsten organiseerde.