Deelnemersregistratie

Ga je met Odette Organiseert in zee, dan kun je gebruik maken van een slim, innovatief en ISO 27001 gecertificeerd Event Management Software (EMS) systeem. ISO 27001 is de internationale standaard voor informatiebeveiliging.

Door de overstap naar EMS kun je veel voordelen behalen. Het ideale registratietraject in de huisstijl van jouw bijeenkomst, hoe professioneel is dat!?

Hieronder zie je een overzicht van de mogelijkheden. De onderdelen zijn zowel afzonderlijk als in combinatie in te zetten en in iedere gewenste taal in te stellen. Het grote voordeel is dat de onderdelen aan elkaar gekoppeld kunnen worden.  

E-mail uitnodigingstraject

Het is mogelijk om via Odette Organiseert een "save the date" te sturen naar alle genodigden. Door middel van e-mailtracking verliezen we de potentiële deelnemer niet uit het oog. 

Unieke website 

Odette Organiseert ontwerpt een complete eigentijdse website waarbij de opmaak aansluit op de huisstijl en het thema van jouw bijeenkomst.  

De website is geoptimaliseerd voor smartphone en tablet en opent zich via de browser als web-app.

Aanmeldingsformulier

Het online aanmeldingsformulier maakt Odette Organiseert volledig op maat. Dit kan eenvoudig zijn of uitgebreid met sessie voorkeuren. Overige relevante opties, zijn:

• publicatie op eigen website of de congreswebsite
• inning betalingen van deelnemersbedragen; online of per e-factuur
• groepsaanmeldingen en kortingscodes per doelgroep.

Odette Organiseert voert het congressecretariaat en communiceert met sprekers en deelnemers.

Als opdrachtgever krijg je een 24/7 meekijkmogelijkheid met het registratieverloop. 

Abstracthandling en reviewing mogelijk

Voor congressen met een wetenschappelijk karakter coördineert Odette Organiseert de abstracthandling, reviewing procedure en de communicatie rondom oral- en posterpresentaties.

Slim netwerken 

In het systeem zit een online agenda. Daarin plannen deelnemers onderling of met exposanten 1-op-1-ontmoetingen met een op interesse gebaseerde matchmaking. In dit proces zijn de gegevens van beide partijen onzichtbaar en dat is prettig vanuit de wet AVG. Wél kunnen zij een afspraak maken tijdens de dag voor een lekkere kop koffie en een goed netwerkgesprek.

Badges of toegangsbewijzen

Odette Organiseert produceert de badges voor uitreiking bij de registratiebalie of voor printing onsite. 

Zijn er geen badges nodig? Dan ontvangen deelnemers een e-mail met hierin een unieke QR-code. Bij de entree wordt deze QR-code gescand door de hostesses. Zo houden we precies bij wie er binnen is.   

Financiële administratie en debiteurenbeheer

Tijdens de looptijd van de bijeenkomst zorgt Odette Organiseert voor:

• eenvoudige online betalingsmethoden voor deelnemers, exposanten en sponsors  
• financieel overzicht
• controle van facturen van toeleveranciers en locatie(s)

Evaluatie na afloop 

Odette Organiseert ontwerpt een online evaluatieformulier waardoor je kan meten hoe de bezoekers de bijeenkomst hebben gewaardeerd. De resultaten worden in een overzichtelijk rapport gepresenteerd.

Online succes 

Met de lockdown werd veel werk vooruitgeschoven. Odette is met haar klanten gaan omdenken naar een online variant. Zo heeft zij de transitie gemaakt naar online. Nu stemt zij de content nog meer af op de online deelnemer. Dat houdt in dat ze nog steeds een totaalconcept biedt voor congressen. Nieuw is dat adviseert over de programmering & productie en dat ze webinars & video conferencing events organiseert. Hierbij werkt ze samen met allerlei partijen: studio's, streaming bedrijven en online moderatoren. Je kunt nu kiezen voor een:

• hybride event: een deel is fysiek en een deel is interactief online.
• online event: bezoekers zijn online en sprekers fysiek of online. 

Het is mogelijk om bovengenoemde diensten uit te breiden, onder andere met online platforms. Want voor elke succesvolle online bijeenkomst heb je het juiste platform nodig. Is het meerdaags, werk je met live key-notes of met break-outrooms? Daar hangt je keuze vanaf en Odette adviseert je graag. Neem gerust contact op met Odette.