Deelnemersregistratie

Ga je met Odette Organiseert in zee, dan kun je gebruik maken van een slim, innovatief en ISO 27001 gecertificeerd Event Management Software (EMS) systeem. ISO 27001 is de internationale standaard voor informatiebeveiliging.

Door de overstap naar EMS kun je veel voordelen behalen. Het ideale registratietraject in de huisstijl van jouw bijeenkomst, hoe professioneel is dat!?

Hieronder zie je een overzicht van de mogelijkheden. De onderdelen zijn zowel afzonderlijk als in combinatie in te zetten en in iedere gewenste taal in te stellen. Het grote voordeel is dat de onderdelen aan elkaar gekoppeld kunnen worden.  

E-mail uitnodigingstraject

Het is mogelijk om via Odette Organiseert een "save the date" te sturen naar alle genodigden. Door middel van e-mailtracking verliezen we de potentiële deelnemer niet uit het oog. 

Unieke website 

Odette Organiseert ontwerpt een complete eigentijdse website waarbij de opmaak aansluit op de huisstijl en het thema van jouw bijeenkomst.  

De website is geoptimaliseerd voor smartphone en tablet en opent zich via de browser als web-app.

Aanmeldingsformulier

Odette Organiseert ontwerpt online aanmeldingsformulieren volledig op maat. Dit kan variëren van een eenvoudige inschrijving tot een uitgebreide registratie met voorkeuren voor sessies. Extra opties zijn onder meer:

• Publicatie van het formulier op een eigen website of de congreswebsite.
• Inning van deelnemersbijdragen, zowel online als via e-factuur.
• Mogelijkheden voor groepsaanmeldingen en kortingscodes per doelgroep.

Odette Organiseert voert het congressecretariaat en communiceert met sprekers en deelnemers.

Als opdrachtgever krijg je een 24/7 meekijkmogelijkheid met het registratieverloop. 

Abstracthandling en reviewing mogelijk

Voor congressen met een wetenschappelijk karakter coördineert Odette Organiseert de abstracthandling, reviewing procedure en de communicatie rondom oral- en posterpresentaties.

Badges of toegangsbewijzen

Odette Organiseert produceert de badges voor uitreiking bij de registratiebalie of voor printing onsite. 

Zijn er geen badges nodig? Dan ontvangen deelnemers een e-mail met hierin een unieke code. Bij de entree wordt deze code gescand door onze gastvrouw. Zo houden we precies bij wie er binnen is.   

Financiële administratie en debiteurenbeheer

Gedurende de looptijd van het project verzorgt Odette Organiseert:

• Eenvoudige online betalingsmogelijkheden voor deelnemers, exposanten en sponsors.
• Het opstellen van een financieel overzicht.
• De controle van facturen van toeleveranciers en locatie(s).

Evaluatie na afloop 

Odette Organiseert ontwerpt een online evaluatieformulier waardoor je kan meten hoe de bezoekers de bijeenkomst hebben gewaardeerd. De resultaten worden in een overzichtelijk rapport gepresenteerd.

Online succes 

Door de lockdown is Odette Organiseert overgestapt naar online evenementen en biedt nu volledig aangepaste oplossingen voor digitale en hybride bijeenkomsten.

• Hybride event: een deel fysiek, een deel interactief online.
• Online event: bezoekers zijn online, sprekers kunnen fysiek of online deelnemen.
• Webinars & video conferencing: programmering, productie en organisatie van online sessies.
• Advies over online platforms: keuze afhankelijk van het type event (meerdaags, live keynotes, break-out rooms).
• Samenwerkingen met partners: studio's, streaming bedrijven en online moderatoren.

Odette adviseert je graag over de beste keuze voor jouw evenement. Neem contact op voor meer informatie.