Hoe gaat Odette Organiseert te werk?

Odette Organiseert zet zich enorm in om een memorabele bijeenkomst te organiseren met aandacht voor alle details. Ze werkt met:

• Korte communicatielijnen
• Eén vast aanspreekpunt
• Volledig overzicht in elke situatie

Een sterk netwerk en jarenlange ervaring

Odette combineert ruim tien jaar ervaring bij het congresbureau van de Universiteit Utrecht met haar werk vanuit Odette Organiseert sinds 2014. Dankzij deze achtergrond beschikt ze over een uitgebreid netwerk van specialisten en leveranciers in de evenementenbranche.

Innovatie door omdenken vanwege COVID-19

Tijdens de lockdown heeft Odette samen met haar klanten innovatieve stappen gezet richting online evenementen. Ze volgde twee trainingen – het Niveau 1 Event Design Certificate Program en een training Online & Hybride Eventmanagement – en maakte zo de overstap naar online en hybride bijeenkomsten.
Hierdoor kan Odette nu evenementen ontwerpen die perfect aansluiten op de behoeften van online deelnemers. Ze biedt nog steeds totaalconcepten, maar met een extra focus op digitale beleving.  

Van projectmanager naar producer

Odette’s rol is uitgebreid: ze is niet alleen projectmanager maar ook producer geworden. Ze werkt samen met diverse partijen, waaronder technische leveranciers en ervaren moderatoren. Of het nu gaat om een vaste locatie, een mobiele studio of een hybride setting, Odette zorgt voor: 

• Technische checks
• Uitzendingen vanaf locatie
• Een naadloze samenwerking tussen alle betrokkenen

Kies jou type event

Bij Odette Organiseert kun je kiezen uit drie typen evenementen:

• Fysieke evenement: alle bezoekers zijn op locatie
• Hybride evenement: een deel fysiek, een deel interactief online
• Online evenement: bezoekers zijn online, sprekers kunnen fysiek of online deelnemen

Hoe verdelen we de taken?

Ga je in zee met Odette Organiseert? Dan bepaal je zelf welke taken je uitbesteedt en welke je zelf uitvoert.

Odette Organiseert verdeelt haar werkzaamheden in 7 delen. Hier zie je wat je allemaal kunt verwachten bij de organisatie van een evenement en hoe Odette je daarbij kan ondersteunen.

Programma

• Doelstellingen en doelgroep vaststellen 
• Ideeën vertalen naar een boeiend programma
• Organisatie van een sociaal programma
• Advies over werkvormen en formats (live, hybride, online)

Projectmanagement

• Bijwonen van vergaderingen van het organisatie comité
• Opstellen van planning en draaiboek
• Budget bewaken en financieel beheer
• Coördineren van expositie/informatiemarkt
• Productie van (digitale)publicaties en/of congresapps

Deelnemersregistratie

• Creëren en inrichten van de eventwebsite.
• Uitvoeren van het uitnodigingstraject inclusief e-mail tracking
• Stimuleren van netwerkmogelijkheden tussen deelnemers en/of exposanten
• Gebruik van slimme deelnemersadministratie en registratie, klik hier voor meer informatie over deelnemersregistratie 

Speciaal voor wetenschappers

• Coördineren van abstract handling en reviewprocedures
• Organiseren van posterpresentaties

Locatiemanagement

• Selecteren van een geschikte locatie
• Coördineren van audiovisuele middelen, zaalinrichting, bewegwijzering en aankleding
• Coördineren van toeleveranciers zoals hotels, cateraars, fotografen en filmmakers
• Bewaken van prijsafspraken

Congressecretariaat

• Beheren van sprekersmanagement
• Communicatie met deelnemers 
• Aanspreekpunt voor exposanten en sponsors
• Online facturering 

  On-site management

• Coördineren van gastvrouwschap en registratiebalie 
• Opmaak en productie van badges
• Bewaken van tijdsplanning en algemene coördinatie

Na afloop

• Financiële overdracht 
• Afhandelen van accreditatiepunten en deelnemerscertificaten
• Uitvoeren van een deelnemers- sprekersevaluatie 
• Evaluatie en terugblik met de opdrachtgever

Je kunt kiezen uit drie opties, wanneer je Odette Organiseert inschakelt:

Opdrachtgevers

Odette heeft een bijzondere band en veel ervaring met opdrachten voor overheidsinstanties en grotere organisaties, stichtingen en verenigingen in:

• Gezondheidszorg & welzijn
• Energiesector
• Wetenschap & onderwijs.

Hieronder vind je organisaties waarvoor Odette Organiseert meerdere uiteenlopende bijeenkomsten organiseerde.